Czym jest faktura elektroniczna i co warto o niej wiedzieć?

E faktura to wbrew pozorom nie nowość w naszym kraju. Wystawianie elektronicznych faktur jest bowiem w Polsce możliwe już od 2005 r. Mimo świadomości licznych zalet, które posiadają e faktury, nadal nie wszyscy przedsiębiorcy zdecydowali się zastąpić nimi tradycyjne papierowe dokumenty. Dlaczego warto to zrobić i co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć na temat e faktur?

E faktura, czyli faktura elektroniczna

Możliwość wystawiania e faktur wprowadziło Ministerstwo Finansów w 2005 r. Zmiany te w znaczący sposób ułatwiły życie zwłaszcza tym przedsiębiorcom, którzy co miesiąc wystawiają liczne dokumenty potwierdzające zakup ich usług. Wystawienie oraz przesłanie odbiorcy e faktury trwa bowiem znacznie krócej niż ta sama czynność w odniesieniu do jej papierowego odpowiednika.

E faktura pozwala więc oszczędzić czas, ograniczyć wydatki na zakup artykułów papierniczych oraz, co najważniejsze, jest dokumentem równym pod względem podatkowym fakturze papierowej. Wystawianie faktur elektronicznych to idealne rozwiązanie, z którego mogą skorzystać zarówno duże firmy, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze.

E faktura – jakie informacje musi zawierać?

Elektroniczna faktura pod względem treści oraz konstrukcji musi spełniać dokładnie takie same wymagania, co jej papierowy odpowiednik. W jej treści nie może zabraknąć m. in. daty wystawienia, danych stron transakcji, daty wykonania usługi, nazwy towaru, którego dotyczy dokument, jego ilości oraz ceny, stawki podatku i kwoty od zapłaty netto oraz brutto.

E faktura może zostać wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym. Do najczęściej używanych należą DOC i PDF, którymi posługuje się większość programów do faktur online. Bardzo istotne w przypadku faktur elektronicznych jest także ich przechowywanie. Dokumenty powinny być bowiem dostępne w stałym miejscu oraz łatwe do odszukania na wypadek kontroli. Co więcej, e faktura może być przechowywana zarówno w wersji elektronicznej, jak i w postaci papierowej.

E faktura a zgoda odbiorcy na jej otrzymanie

Istotną kwestią w przypadku e faktur jest także uzyskanie zgody odbiorcy dokumentu na jego wystawienie w formie elektronicznej. Przepisy nie precyzują jednak, w jaki sposób klient może zgodzić się na przyjęcie e faktury.

W praktyce oznacza to więc, że zgodę taką można uzyskać zarówno w sposób pisemny (np. za pomocą e-maila), ustny podczas rozmowy telefonicznej, jak i dorozumiany. W tym ostatnim wypadku chodzi mniej więcej o to, że jeśli klient odebrał e fakturę oraz opłacił ją bez zgłaszania zastrzeżeń, oznacza to, że zaakceptował otrzymywanie dokumentów sprzedażowych w postaci elektronicznej.

Wystawianie faktur w formie elektronicznej staje się coraz popularniejsze. Każdy przedsiębiorca, który do tej pory korzystał jedynie z ich papierowego odpowiednika, powinien więc rozważyć możliwość przejścia na faktury elektroniczne. Z ich wystawianiem wiąże się bowiem nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także większa pewność co do poprawności wprowadzanych do dokumentu danych. Przy wystawianiu licznych faktur nietrudno bowiem o pomyłkę, której można w prosty sposób uniknąć wybierając e faktura na Afaktury.pl.

Artykuł partnerski

 

Komentarze