Każda organizacja w toku swojej działalności generuje dokumenty o różnym stopniu poufności zawartych w nich informacji. Są to dane finansowe, marketingowe, sprzedażowe oraz wymagające szczególnego postępowania dane osobowe. Ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych powinno również obejmować etap niszczenia dokumentacji.
Delegowanie opieki nad dokumentacją podmiotom zewnętrznym
Coraz częściej stosowaną praktyką jest zlecanie niszczenia dokumentacji firmie zewnętrznej. Podmioty wyspecjalizowane w przeprowadzaniu oraz nadzorowaniu tego typu procesów, np. Stena Recycling wykonują usługę na najwyższym poziomie przy zachowaniu obowiązujących standardów prawnych oraz zasad bezpieczeństwa. Dodatkowo można również liczyć na to, że zniszczona dokumentacja zostanie poddana recyklingowi. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści i zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek dotyczący bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Bezpieczeństwo danych
Dbałość o zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieupoważnionych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również znacząco wpływa na całą działalność organizacji. W skrajnych przypadkach wyciek kluczowych danych może nawet doprowadzić do upadku firmy.
Należy wiedzieć, jakie dokumenty zawierają dane poufne, dzięki temu proces ich niszczenia zostanie objęty odpowiednimi zabezpieczeniami. Dane poufne znajdują się w:
- dokumentacji księgowej, np. fakturach, wyciągach bankowych,
- dokumentacji kadrowej, np. życiorysach, umowach,
- dokumentacji z obszarów badawczych i rozwojowych, np. analizy rynku, badania,
- dokumentacji dotyczącej zarządzania, np. budżetu, informacjach związanych z promocja i marketingiem.
Zasady dotyczące niszczenia dokumentacji w firmie
Bardzo ważne jest, aby stworzyć wewnętrzny dokument, który będzie klarownie i wyczerpująco wyjaśniał zasady dotyczące niszczenia danych w firmie. Z tego typu wytycznymi powinien zapoznać się każdy pracownik, zarówno obecny, jak i nowo zatrudniony. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie szkolenia, które dodatkowo wyjaśni metodologię postępowania z danymi w procesie niszczenia dokumentów oraz uświadomi zagrożenia, jakie mogą wyniknąć z niewłaściwego postępowania z dokumentami.
Kluczowe również jest, aby zapobiegać sytuacjom, w których dokumentacja będzie nadmiernie i bezzasadnie gromadzona. Niszczenie dokumentów na bieżąco powinno stać się systematyczną praktyką. Jest to jeden z najprostszych sposobów na uniknięcie zagrożeń wynikających z nieprawidłowego przechowywania oraz niebezpieczeństwa związanego z wyciekiem poufnych informacji.
Zobacz także: Bezpieczna archiwizacja i niszczenie dokumentów w firmie
Artykuł zewnętrzny
