Dane dotyczące obowiązku obrony – czy po RODO można pozyskiwać je od pracownika w kwestionariuszu osobowym

business concept with pen and questionnaire

Czy w związku z RODO, określony w przepisach przykładowy wzór kwestionariusza osobowego pracodawca powinien zawęzić np. o część dotyczącą obowiązku obrony RP?

Na podstawie zgody zawartej w kwestionariuszu pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata do pracy bądź pracownika.

Zakres danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy określa Kodeks pracy. Dane te obejmują:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. imiona rodziców;
  3. datę urodzenia;
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
  5. wykształcenie;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast od pracownika pracodawca ma prawo żądać, niezależnie od danych osobowych, o których mowa wyżej, także:

  1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  2. numeru PESEL.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych. Podania innych danych osobowych niż określone wyżej pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

W praktyce przekazanie danych osobowych następuje w drodze wypełnienia kwestionariusza osobowego. Pomocnicze wzory kwestionariuszy – dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz dla pracownika – zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. Wzór kwestionariusza dla pracownika przewiduje podanie danych dotyczących m.in. powszechnego obowiązku obrony, takich jak: stosunek do powszechnego obowiązku obrony, stopień wojskowy, przynależność ewidencyjna do WKU, numer książeczki wojskowej. Pracodawca może też opracować własne wzory kwestionariusza osobowego.

W przypadku gdy zakres danych osobowych zawartych w kwestionariuszu będzie wykraczał poza katalog danych, jakich może żądać pracodawca, przetwarzanie dodatkowych danych przez pracodawcę będzie dopuszczalne, pod warunkiem, że kandydat do pracy bądź pracownik wyrazi na to zgodę. Przepisy RODO dopuszczają przetwarzanie danych osobowych, jeśli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (dotyczy to także danych wrażliwych, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego przewiduje, iż podmiot danych nie może uchylić zakazu przetwarzania takich danych).

Podstawa prawna:

  • art. 221ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.),
  • załącznik nr 1 i 1a do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 894),
  • art. 6 ust. 1a, 9 ust 2a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Przeczytaj również:

___

Katarzyna Pietruszyńska

ekspert PortalKadrowy.pl

Artykuł partnerski

Komentarze