Jak dobrze wybrać hotel na konferencję?

Konferencje, szkolenia, eventy, sympozja – to wszystko ciekawe formy biznesowych aktywności, które jednak mogą przyprawić o zawroty głowy i senne koszmary. Organizatorzy tego typu wydarzeń mają wiele na głowie. Do najbardziej odpowiedzialnych zadań należy niewątpliwie wybór odpowiedniego miejsca.

Ostatnimi czasy najbardziej popularnymi miejscami odbywania się konferencji są hotele o wysokim standardzie. To one, posiadając niezłe zaplecze, okazują się być bardzo atrakcyjne zarówno pod względem estetycznym jak i praktycznym. Na co jednak powinno zwracać się szczególną uwagę podczas podejmowania decyzji o zawiązaniu współpracy z którymś z hoteli? W odpowiedzi na to pytanie pomoże nam ekspert z Hotelu Nadmorskiego w Gdyni:

Oto, jak dobrze wybrać hotel na konferencje:

1. Skup się na miejscach, które znajdują się w dogodnej lokalizacji

Nie ma nic gorszego dla Gości konferencji niż długie dojazdy, błądzenie po okolicy, czy problemy z odnalezieniem hotelu, do którego ich zaprosiliśmy. Należy zapobiegać tego typu sytuacjom i starać się szukać miejsc dobrze skomunikowanych, znajdujących się blisko punktów strategicznych i mających łatwy dojazd z lotnisk, stacji PKP czy PKS. Nigdy nie wiemy, jakim środkiem transportu przybędą do nas Goście.

Poza tym wybór lokalizacji ma również charakter wizerunkowy i rozrywkowy. Ostatnio dużym powodzeniem cieszą się miasta nadmorskie, które gwarantują liczne atrakcje i obecność morza, które dla naszych Uczestników może okazać się egzotyczne i bardzo ciekawe. Warto też pamiętać, że nic nie zapowiada, aby trend organizowania konferencji nad morzem szybko przeminął.

Źródło: nadmorski.pl/business-positive/centrum-konferencyjne/sale-konferencyjne/

2. Zbierz informacje o szczegółach i wyposażeniu hotelu

Nic tak nie potrafi zepsuć konferencji jak brak profesjonalizmu. Aby był on zachowany, należy mieć pewność, że podczas któregoś z wystąpień nie wyłączy się światło, mikrofon nie przestanie działać, a projektor nie odmówi posłuszeństwa.

Hotele, które powinny nas interesować, muszą zapewnić nam całą otoczkę techniczną, w której skład wchodzą: dobre oświetlenie, czyste nagłośnienie, tematyczne dekoracje, sprawny projektor oraz rzutnik oraz bezprzewodowe łącze internetowe. A to jedynie podstawy.

Dodatkowo ważną sprawą okazuje się być kwestia wielkości sali, jakimi hotel dysponuje. Powinny one być na tyle duże, by pomieścić wszystkich zaproszonych przez nas Gości i pozostawić trochę przestrzeni nadwyżkowej, zapewniającej odrobinę luzu.

3. Zadbaj o udogodnienia dla Gości – noclegi + catering

Jak wiadomo – hotele głównie zajmują się noclegami. Podczas konferencji ich rola wciąż może taka pozostać. Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie kilkudniowe, warto spytać o dostępność wolnych pokoi w interesującym nas terminie. Po porozumieniu się z zaproszonymi Gośćmi warto dokonać rezerwacji. Kwestią, która jednak wymaga szczególnego uzgodnienia pomiędzy nami a Zaproszonymi, jest kwestia opłaty za noclegi. Nie wszyscy organizatorzy konferencji bowiem zapewniają swoim Uczestnikom darmowe spanie.

Podsumowanie

Na pewno istotną sprawą jest również catering, który będzie dostosowany do naszych Gości. Powinni oni mieć wybór spomiędzy różnych zestawów dań. Nie każdy przecież jada mięso i nie każdy lubi tarty warzywne. Chcąc zachować profesjonalizm i odpowiednio zadbać o Uczestników konferencji – powinniśmy mieć na uwadze różne gusta i nawyki kulinarne, które znajdą swoje odbicie w karcie menu. Zanim jednak zaczniemy o tym rozmyślać – upewnijmy się, że hotel, w którym zorganizujemy całe wydarzenie, w ogóle oferuje catering takiego typu, jaki nas najbardziej interesuje.

Artykuł partnerski

Komentarze