Jak praca zdalna wpływa na współpracę w zespole?

Praca zdalna, wcześniej określana jako telepraca, po raz pierwszy pojawiła się w latach 80. ubiegłego wieku, gdy pracujący w NASA inżynier Jack Nilles zaproponował „pracę poprzez urządzenia telekomunikacyjne” jako alternatywę dla dojazdu do pracy.

Jego motywacją była przede wszystkim chęć zmniejszenia korków ulicznych oraz zużycia paliwa w obliczu jego rosnącej ceny. Wówczas, gdy jedynym dostępnym komputerem osobistym był przeznaczony do samodzielnego montażu zestaw Altair 8800, praca bez dojazdu do biura wydawała się równie realna jak wysłanie człowieka na księżyc – dlatego o wsparcie poproszono inżyniera NASA.

Zmiany na przestrzeni lat

Z biegiem czasu i postępem technicznym coraz więcej organizacji na całym świecie zaczęło korzystać z nowoczesnych rozwiązań, aby ułatwić komunikację pomiędzy zespołami i klientami. Szybki internet i coraz szerszy wybór sprzętu sprawiły, że praca na odległość stała się nie tylko atrakcyjna z punktu widzenia pracownika, ale również bardzo praktyczna i korzystna dla pracodawcy.

Korzyści dostrzegły  szczególnie te organizacje, które na co dzień prowadzą komunikację z zagranicznymi klientami i stają przed problemami związanymi z odległością i różnymi strefami czasowymi. Tradycyjne spotkania coraz częściej ustępują miejsca wideokonferencjom.

Praca zdalna a pandemia koronawirusa

Ze względu na wirusa COVID-19 pracownicy wielu firm zaczęli pracować z domu. Organizacje i przedsiębiorstwa musiały niemal z dnia na dzień nauczyć się funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Dużą pomocą są dla nich systemy liczenia czasu pracy i narzędzia do zarządzania rozproszonymi zespołami. Dzięki nim nie ma znaczenia, czy pracownicy siedzą u siebie w domu, na działce czy nawet za granicą – komunikacja w zespole przebiega niemal tak sprawnie, jakby siedzieli w jednym pokoju.

Obecnie do wyboru są dziesiątki narzędzi, które wspierają pracę przez internet, od pakietów biurowych, które pozwalają współpracować nad jednym dokumentem aż po narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym. Jednym z najpowszechniej stosowanych komunikatorów jest Slack, o którego powszechności zdecydowała nie tylko wygoda korzystania, ale również integracja z popularnymi narzędziami, dzięki którym bez wychodzenia z komunikatora można odpowiadać na uwagi naniesione na dokument lub złożyć wniosek urlopowy.

Pozytywny wpływ pracy zdalnej w domu

Praca zdalna zmusza ludzi do zachowania samodyscypliny, co ma swoje bezpośrednie przełożenie na jakość pracy i komunikacji w całej organizacji. Na co dokładnie wpływa i jakie możemy czerpać z tego korzyści?

Praca zdalna redukuje szum

Codzienna komunikacja w biurze to dziesiątki rozmów i chaotycznych informacji. Sama ich selekcja i określenie ważności zajmuje sporo czasu. Zastosowanie internetowych narzędzi pozwala pracownikowi  samodzielnie decydować o czasie odczytania przychodzących komunikatów. Wszystkie informacje odnośnie danego tematu są spisane, można do nich zajrzeć i wrócić w każdej chwili, co dodatkowo pozwala zachować porządek i lepiej zorganizować swój grafik pracy.

Praca zdalna poprawia jakość treści komunikacji

W bezpośredniej rozmowie dużą rolę odgrywają emocje i komunikaty niewerbalne. Badania przeprowadzone przez profesora Alberta Mehrabiana wskazują, że w niektórych sytuacjach przekaz odczytywany jest nawet w 93 proc. z komunikatów niewerbalnych.

Komunikowanie się na odległość pozwala zaś lepiej się zastanowić, a tym samym – udzielić przemyślanej, trafnej odpowiedzi, dzięki czemu cała praca nad projektem przebiega sprawniej. Redukcja komunikatu do formy pisemnej wymusza na ludziach ustrukturyzowanie myśli i wypowiadanie się w sposób konkretny oraz jasny, dzięki czemu pozostałym członkom zespołu dużo łatwiej jest zrozumieć punkt widzenia rozmówcy.

Praca zdalna sprzyja zapewnieniu przejrzystości współpracy

Podczas pracy zdalnej komunikacja przebiega za pośrednictwem narzędzi internetowych, dzięki czemu pracownicy w każdej chwili mają wgląd w najważniejsze informacje. Są to na przykład lista obecności w pracy, harmonogramy czasu pracy oraz grafiki dla pracowników. Korzystają z nich zarówno współpracownicy, dział HR jak i szefostwo.

Dostępne i uporządkowane są również wszelkie informacje dotyczące prowadzonych projektów: informacji na ich temat, statusów czy niezbędnych materiałów – wszystkie pozwalają lepiej zorientować się w bieżącej sytuacji w organizacji. Wiele zespołów ułatwia sobie pracę, korzystając z  narzędzi:

Praca zdalna pomaga mierzyć wydajność pracowników

Praca zdalna może wzbudzać w managerach niepokój odnośnie wydajności i czasu pracy Dlatego często decydują się na wdrożenie narzędzia do ich pomiaru. Rejestratory czasu pracy automatycznie zliczają przepracowane godziny, a wiele narzędzi pozwala również na prowadzenie statystyk odnośnie pracy nad konkretnymi zadaniami. Dzięki temu łatwiej jest zarządzać obowiązkami i zadaniami  w zespołach. Ponadto pracownicy mogą na bieżąco kontrolować, ile czasu zajmują im konkretne zadania, by lepiej zarządzać czasem i zwiększyć swoją produktywność. Wprowadzenie takiego rozwiązania w czasie pracy zdalnej może poprawić też produktywność w biurze.

Praca zdalna sprzyja przerywanej komunikacji

Jak pokazują badania psychologiczne, krótkie spotkania w trakcie dnia pracy, skupione na konkretnych zadaniach i wymianie informacji, które oddzielone są okresami ciszy, doskonale motywują do pracy. Uczestnicy nie męczą się spotkaniem, a wizja zbliżającego się kolejnego krótkiego spotkania dodatkowo motywuje do wykonania pracy na czas. Pracownik ma możliwość optymalnie wypełnić swój grafik online i wykorzystać godziny pracy oraz lepiej skupić się na wykonywanych zadaniach.

Praca w trybie zdalnym niesie ze sobą sporo niepewności, ale dobrze zorganizowana może okazać się bardzo korzystna dla firmy. Wielu pracowników ceni sobie możliwość pracy poza biurem i chętniej rekrutuje się do organizacji, które ją oferują. Jeśli więc chcesz zadbać o rozwój firmy, dobrą komunikację i wyspecjalizowaną grupę pracowników, home office może okazać się dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.

Artykuł partnerski

Komentarze