Mogą być pracownicze, rozrywkowe, promocyjne – eventy, bo o nich mowa, są obecnie nieodłącznym elementem promocji i integracji.
Organizacja imprez wydaje się przyjemna i prosta, ale czy naprawdę taka jest? Zapytaliśmy specjalistów z Agencji Reklamowej z Poznania, która posiada w swych strukturach również dział eventowy.
Co to jest event?
Określenie event oznacza zorganizowaną imprezę, ze ściśle wyznaczonym celem i tematem. W tej kategorii mieści się zatem impreza promocyjna np. nowego produktu, impreza integracyjna dla pracowników danej firmy, bankiet, czy konferencja. Wiele rodzajów eventów, a każdy z nich służy spełnieniu konkretnego celu. W zależności od grupy odbiorców, celem może być promocja, budowanie wizerunku firmy lub marki, team building, rozrywka, integracja lub sprzedaż. Organizowanie wydarzeń jest efektywne w działaniach PR, ponieważ atmosfera towarzysząca eventowi, sprzyja wytworzeniu pozytywnych skojarzeń z marką.
Akcja – organizacja
Na pozór, wydaje się, że organizacja imprezy nie jest zadaniem trudnym. Niemniej, jest to spore wyzwanie logistyczne i strategiczne. Wydarzeniu należy nadać oryginalną tematykę i spójną z nią oprawę. Niezwykle istotny jest wybór miejsca, aby jego powierzchnia i lokalizacja odpowiadała założeniom imprezy i odpowiadała na potrzeby uczestników. W przypadku imprezy masowej, trzeba przystosować jej miejsce zgodnie z obowiązującą ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych i zabezpieczyć teren pod kątem sanitarnym oraz medycznym. Zawsze istotne jest dostosowanie zaplecza technicznego (nagłośnienia lub oświetlenia) oraz sprzętów niezbędnych do przeprowadzenia zaplanowanych atrakcji. Niejednokrotnie, wymaga to ścisłej współpracy z wieloma dostawcami i usługodawcami.
Agencja eventowa w akcji
Z powodu tak dużej ilości czynników wymagających kontroli i organizacji, firmy potrzebujące eventu nie zajmują się jego przygotowaniem samodzielnie, lecz wynajmują wyspecjalizowane agencje eventowe. To dobry wybór, ponieważ obecnie wymagania klientów są coraz wyższe, a gusta bardziej zróżnicowane. Doświadczona agencja posiada zaplecze sprawdzonych wykonawców, przez co znalezienie odpowiedniej usługi lub miejsca nie stanowi dla nich problemu, a organizacja imprezy nie wiąże się z ryzykiem. Współczesne eventy mają więcej wspólnego z projektem kreatywnym niż zwykłym wydarzeniem – dlatego, warto powierzyć ich organizację profesjonalistom i czerpać zyski z jej efektów.
