Pracodawcy zyskali nowe narzędzie do sprawdzania dokumentów dotyczących stażu pracy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił usługę, która pozwala zweryfikować autentyczność zaświadczeń o ubezpieczeniu – bez wychodzenia z biura i bez kontaktu z urzędem. To odpowiedź na zmiany w przepisach, które rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy.
Nowe przepisy zmieniają zasady liczenia stażu pracy
Od początku 2026 roku zmieniają się zasady dotyczące ustalania stażu pracy, co ma szczególne znaczenie dla zatrudnionych w sektorze publicznym. Jak wyjaśnia rzeczniczka regionalna ZUS w województwie podlaskim Katarzyna Krupicka, od 1 stycznia osoby pracujące w jednostkach finansów publicznych mogą występować o doliczenie do stażu także innych form aktywności zawodowej, nie tylko klasycznej umowy o pracę.
Zmiany obejmą szerzej rynek pracy już od 1 maja 2026 roku, kiedy nowe regulacje zaczną obowiązywać wszystkich pracodawców. W praktyce oznacza to większą liczbę wniosków i dokumentów, które firmy będą musiały analizować.
ZUS uruchomił weryfikację zaświadczeń online
W odpowiedzi na rosnące potrzeby Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotował narzędzie umożliwiające sprawdzenie autentyczności elektronicznych zaświadczeń wydawanych na wniosek pracownika. Usługa działa na portalu internetowym ZUS i pozwala szybko potwierdzić, czy dokument rzeczywiście pochodzi z systemu instytucji.
Weryfikacja dotyczy wyłącznie zaświadczeń wydanych w odpowiedzi na wniosek złożony na formularzu USP. Dokumenty wystawiane w innych trybach, na przykład na podstawie formularza US-7, nie podlegają tej procedurze.
Jak wygląda sprawdzenie dokumentu
Proces weryfikacji został maksymalnie uproszczony i odbywa się w pełni elektronicznie. Najpierw pracownik pobiera ze swojego konta w systemie eZUS odpowiedni plik PDF i przekazuje go pracodawcy – najczęściej mailowo lub na nośniku danych.
Następnie pracodawca zapisuje dokument na swoim komputerze i korzysta z dedykowanej usługi dostępnej na stronie ZUS. Po wgraniu pliku system automatycznie analizuje jego zgodność z danymi znajdującymi się w bazie.
Wynik pojawia się natychmiast. W przypadku zgodności pojawia się komunikat potwierdzający autentyczność dokumentu. Jeśli system nie znajdzie identycznego zaświadczenia, informuje o nieprawidłowości.
Co oznacza negatywny wynik weryfikacji
Brak potwierdzenia autentyczności nie musi od razu oznaczać fałszerstwa, ale jest sygnałem, że dokument wymaga wyjaśnienia. Jedną z możliwych przyczyn jest zmiana treści zaświadczenia po jego wydaniu.
W takiej sytuacji pracownik powinien skontaktować się z ZUS – osobiście w placówce lub poprzez e-wizytę – aby wyjaśnić rozbieżności i ewentualnie uzyskać poprawny dokument.
Skala wniosków rośnie lawinowo
Nowe przepisy i zwiększone zainteresowanie doliczaniem okresów do stażu pracy wyraźnie odbijają się w statystykach. Tylko w pierwszym kwartale 2026 roku do ZUS wpłynęło aż 587 tysięcy wniosków o wydanie zaświadczenia.
Instytucja ma 7 dni roboczych na ich rozpatrzenie, dlatego cały proces został w dużym stopniu zautomatyzowany. Efekty są już widoczne – do tej pory wydano blisko milion takich dokumentów.
Kluczowa zmiana dla rynku pracy
Wprowadzenie możliwości weryfikacji zaświadczeń online to nie tylko ułatwienie dla pracodawców, ale też element porządkujący system potwierdzania doświadczenia zawodowego. W sytuacji, gdy do stażu pracy wliczane są coraz bardziej zróżnicowane formy aktywności, wiarygodność dokumentów staje się kluczowa.
Nowe narzędzie ZUS wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych i może znacząco ograniczyć ryzyko nadużyć, jednocześnie przyspieszając procesy kadrowe w firmach.
Red. PP
