Większość osób mających lokal do wynajęcia boryka się z problemami, które dotyczą zarówno sfery podatkowej, jak i formalno-prawnej. Podpowiadamy, jak krok po kroku przebrnąć przez formalności związane z wynajmem i uniknąć problemów.
Coraz więcej Polaków decyduje się na kupno jednego lub większej liczby mieszkań z przeznaczeniem na ich wynajem. Zdarza się też tak, że lokal, odziedziczony w spadku po najbliższych, staje się dodatkowym źródłem dochodu i wspomaga rodzinny budżet. Jednak dla osób prywatnych, które nie zakładają działalności gospodarczej w tym zakresie, nie mają też wiedzy na temat wynajmowania nieruchomości, kwestia wynajęcia mieszkania staje się dużym problemem, szczególnie od strony prawnej. Pierwszym krokiem, jaki powinny podjąć, jest konsultacja z prawnikiem i poznanie szczegółowych przepisów dotyczących praw oraz obowiązków lokatora i właściciela lokalu. Trzeba bowiem zauważyć, że prawo mieszkaniowe w Polsce w pewien sposób uprzywilejowuje najemców, a wielu z nich postępuje w sposób nieodpowiedzialny – dotyczy to zarówno obowiązku związanego z opłatami, jak i dbania o wynajmowane pomieszczenia. W trakcie rozmowy ze specjalistą można dowiedzieć się, m.in. jak najlepiej skonstruować umowę najmu, by później uniknąć kłopotów z ewentualnymi nieuczciwymi lokatorami; warto też zadać pytania dotyczące chociażby odprowadzania należnego podatku do urzędu skarbowego.
Co powinna zrobić osoba, która rozpoczyna prywatny wynajem mieszkania?
Osoba wynajmująca lokal powinna najpierw przeanalizować dokumenty potwierdzające tożsamość najemcy (dowód osobisty, prawo jazdy), zbadać, czy jest on wypłacalny, a następnie ustalić obowiązki i prawa obu stron, czyli formę umowy najmu. Może to być umowa na czas oznaczony, umowa na czas nieoznaczony lub najem okazjonalny. Ta ostatnia umowa zabezpiecza przede wszystkim właściciela mieszkania, gdyż umożliwia mu w sprawny sposób eksmitować najemcę, który nie chce opuścić lokalu na przewidzianych umową warunkach.
Warto niekiedy postępować zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania i upewnić się, że dowód osobisty jest prawdziwy (i rzeczywiście należy do najemcy), a zawarte w nim dane są poprawne (dokumentem nie posługuje się oszust). W razie wątpliwości można uzyskać dane przyszłego lokatora z Rejestru Dowodów osobistych albo zażądać od niego zaświadczenia z RDO, które te informacje potwierdzi. W przypadku osiąganych przez niego dochodów wystarczy zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające umowę o pracę, z podaniem kwoty otrzymywanych zarobków. Zdecydowanie nie należy odnajmować lokalu w sposób nielegalny, gdyż konsekwencje takiego postępowania mogą być bardzo drastyczne. Urząd Skarbowy ma dwie możliwości: wymierzenie kary grzywny w wysokości 720 stawek dziennych (stawki te są ustalane przez urząd) lub co gorsza kary pozbawienia wolności, która jest uzależniona od wartości zaległego podatku.
Jakie są koszty związane z wynajmowaniem nieruchomości?
Niezbędne jest przeanalizowanie ponoszonych przez wynajmującego kosztów związanych z nieruchomością, bowiem obniżają one dochód. Do kosztów takich możemy zaliczyć obowiązki podatkowe, takie jak uiszczanie podatku od nieruchomości oraz opodatkowanie przychodów z najmu. Można wybrać jedną z trzech opcji rozliczania się z najmu z Urzędem Skarbowym:
– opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli 18% i 32% (prywatnie lub w ramach działalności gospodarczej),
– rozliczanie najmu w ramach firmy podatkiem liniowym 19%,
– skorzystanie z podatku ryczałtowego (ryczałt ewidencjonowany 8,5%) – ta opcja może być stosowana tylko przez osoby prywatne.
W przypadku gdy wybierzemy rozliczanie się na zasadach ogólnych, stawka podatku jest co prawda wyższa niż w przypadku ryczałtu, ale przychód z najmu można tu obniżyć o koszty jego uzyskania. Podatek liczy się jedynie od czystej kwoty dochody, ryczałt natomiast od całości przychodu i bez kwoty wolnej od podatku. Wybór ryczałtu należy zgłosić pisemnie w US do 20 stycznia lub – w przypadku rozpoczęcia najmu w trakcie roku podatkowego – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskaliśmy pierwszy przychód.
Do kosztów mogą należeć opłaty za media (jeśli z zapisu w umowie wynika, że opłaty te uiszcza wynajmujący – zapis może też obciążać tymi kosztamy najemcę), zakup wyposażenia mieszkania, przeprowadzenie remontu, koszt zawarcia umowy, koszty ogłoszeń itp.
Jeżeli wynajmujący uzna, że takich kosztów w trakcie trwania roku podatkowego nie będzie ponosił, powinien wybrać formę opodatkowania na zasadach zryczałtowanego podatku, bez możliwości uwzględniania koszów uzyskania przychodów (obowiązująca stawka w przypadku wynajmu to 8,5% od przychodu).
Jak rozliczamy koszty amortyzacji mieszkania?
Amortyzacja to koszt związany ze zużyciem lokalu, który obniża podstawę opodatkowania. Jest to procentowy spadek wartości mieszkania. Aby dokonać amortyzacji mieszkania na wynajem, musimy wpierw ustalić jego wartość początkową (cena zakupu widniejąca w akcie notarialnym – jeśli mieszkanie było kupione, wartość rynkowa ustalona przez rzeczoznawcę – w przypadku mieszkania uzyskanego na skutek spadku lub darowizny, bądź całkowity koszt wybudowania nieruchomości). Można skorzystać także z uproszczonej metody obliczania wartości początkowej – mnożymy całkowitą powierzchnię mieszkania przez 988 zł. Po obliczeniu wartości początkowej można przystąpić do wyliczenia wysokości odpisu amortyzacji. Amortyzacja jest wyliczana zgodnie z tabelą sposobu jej odliczania i według przepisów dotyczących Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350). Roczna stawka amortyzacji przedstawia się następująco:
– 1,5% dla budynków i lokali mieszkalnych,
– 2,5% dla właścicieli z własnościowym spółdzielczym prawem do lokalu oraz dla budynków i lokali niemieszkalnych.
Stawki amortyzacji powinny znaleźć się w ewidencji w ostatnim dniu miesiąca. Pierwszego odpisu można dokonać w miesiącu następującym po tym miesiącu, w którym uzyskaliśmy pierwszy przychód. Koszty dotyczące amortyzacji nieruchomości są istotne w przypadku rozliczania się podatnika na zasadach ogólnych, gdyż obniżają one dochód podlegający opodatkowaniu do urzędu skarbowego. Ponieważ wynajmujący ponosi najpierw koszt nabycia mieszkania, wartość początkowa lokalu możne zostać powiększona o udokumentowane wydatki na jego zakup, np. obsługę notarialną.
Jak i kiedy należy zgłosić i rozliczać wynajem lokali mieszkalnych?
Kiedy najem rozpoczyna się w trakcie trwania roku (czyli po 1 stycznia ), wynajmujący powinien złożyć w urzędzie skarbowym oświadczenie o wyborze formy opodatkowania dochodów z niego – nie później niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód z tego tytułu. Jeżeli zatem pierwszy czynsz otrzyma on 20 września, oświadczenie musi złożyć najpóźniej do 20 października. Raz dokonany wybór pozostaje ważny tak długo, aż zdecyduje się go zmienić. Może to uczynić zawsze do 20 stycznia kolejnego roku.
Czy warto rozliczać wynajem mieszkań poprzez działalność gospodarczą?
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie możemy rozliczać najmu mieszkania za pomocą ryczałtu ewidencjonowanego 8,5%. Firma może rozliczać się tylko przy pomocy skali podatkowej lub podatku liniowego. W przypadku założenia działalności gospodarczej trzeba ponadto prowadzić księgi rachunkowe, odprowadzać składki ZUS, inne mogą być też warunki ubezpieczenia mieszkania. Założenie działalności jest opłacalne jednak wówczas, gdy osoba posiada kilka mieszkań i przychody z najmu są jej jedynym źródłem utrzymania. Uzyskujemy wówczas dłuższą listę kosztów, które możemy odliczyć od podatku (np. korzystanie z samochodu, telefonu), a zarówno dochody, jak i straty związane z najmem można łączyć i pomniejszać dochód uzyskany z najmu jednego mieszkania o stratę związaną z najmem innego.
W przypadku gdy dana osoba już prowadzi działalność gospodarczą i płaci VAT od przychodów z wynajmu, powinien być on rozliczany w ramach prowadzonej przez siebie firmy, ale tylko wtedy gdy jest się czynnym podatnikiem VAT.
Wynajmujący, będąc czynnym podatnikiem VAT, jest zobowiązany do wystawienia faktury z VAT, w której VAT jest rozliczany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, natomiast podatek od najmu prywatnego rozliczany osobno (na zasadach ogólnych PKPiR lub będzie płacony ryczałtem).
Jak wygląda kwestia dotycząca rozliczania współwłasności małżonków?
Jeżeli wynajmowane mieszkanie stanowi majątek wspólny małżonków, rozliczają się oni z przychodów i kosztów po połowie. Nie można dowolnie dzielić tych kwot w deklaracjach podatkowych. Jeśli tylko jedno z małżonków miałoby się jednak rozliczać z przychodów związanych z wynajmem, należy złożyć w urzędzie skarbowym oświadczenie o opodatkowaniu najmu wyłącznie u jednego z małżonków (najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskany został pierwszy w roku podatkowym przychód ze wspólnej własności, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy). Po złożeniu oświadczenia przychody z najmu rozliczane są przez osobę właściwą dla rozliczenia całości druku. Drugi małżonek nie wykazuje zarobku – mimo bycia współwłaścicielem. Oświadczenie składa się tylko raz.
Artykuł partnerski
