Od początku 2026 roku w polskim prawie pracy nastąpiła ważna zmiana, która może mieć realne znaczenie dla tysięcy pracowników i przedsiębiorców. Chodzi o możliwość doliczania do stażu pracy nie tylko okresów zatrudnienia na etacie, ale także innych form aktywności zawodowej – takich jak prowadzenie działalności gospodarczej czy praca na umowach cywilnoprawnych.
Nowe przepisy wywołały ogromne zainteresowanie. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że do 26 stycznia wpłynęło aż 328 705 wniosków o wydanie specjalnych zaświadczeń, które mają potwierdzać dodatkowe okresy ubezpieczenia.
ZUS ma 7 dni na rozpatrzenie sprawy
Postępowanie odbywa się zgodnie z zasadami Kodeksu postępowania administracyjnego, a Zakład ma ustawowy termin 7 dni na wydanie dokumentu. Do końca stycznia rozpatrzono już 228 808 wniosków, a w efekcie wystawiono 508 472 zaświadczenia.
Nowe zasady liczenia stażu pracy – od kiedy obowiązują?
Możliwość doliczania dodatkowych okresów do stażu pracy zacznie funkcjonować etapami: od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Oznacza to, że przedsiębiorcy z sektora prywatnego będą musieli przygotować się na zmiany kilka miesięcy później niż instytucje publiczne.
Jakie okresy może potwierdzić ZUS?
Kodeks pracy wskazuje konkretne rodzaje aktywności zawodowej, które mogą zostać uznane jako część stażu pracy – pod warunkiem, że były związane z ubezpieczeniami społecznymi. ZUS może wystawić zaświadczenie m.in. dla osób, które prowadziły pozarolniczą działalność gospodarczą i opłacały składki emerytalno-rentowe lub wypadkowe, pracowały na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub podobnych umów o świadczenie usług, współpracowały z osobą wykonującą takie umowy, były członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, korzystały z tzw. ulgi na start, czyli były zgłoszone jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego przez pierwsze 6 miesięcy działalności, sprawowały osobistą opiekę nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, a składki były finansowane z budżetu państwa lub współpracowały z przedsiębiorcą i miały finansowane składki z tytułu opieki nad dzieckiem.
Wniosek tylko online – przez eZUS
Ważna informacja dla zainteresowanych: dokumentu nie da się uzyskać papierowo ani w okienku. Wniosek o zaświadczenie można złożyć wyłącznie elektronicznie przez platformę eZUS, korzystając z formularza „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP). ZUS udostępnił go w profilu Ubezpieczonego jako osobny kafelek, co ma ułatwić szybkie odnalezienie właściwego formularza.
Dokumenty także tylko elektronicznie
Zaświadczenia, decyzje i korespondencja w tej sprawie trafiają wyłącznie na konto w eZUS. Dokument może zawierać nadruk imienia i nazwiska osoby upoważnionej zamiast podpisu odręcznego lub być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią ZUS albo pieczęcią oddziału. Obie formy są traktowane jako w pełni równoważne.
Powiadomienia SMS i e-mail – warto je włączyć
Po wydaniu dokumentu system automatycznie informuje ubezpieczonego lub jego pełnomocnika. Powiadomienia mogą przyjść SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS. Jeśli ktoś nie aktywował subskrypcji, powinien regularnie logować się do eZUS i sprawdzać listę odebranych dokumentów.
Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia?
Nie każdy wniosek kończy się pozytywnie. Do tej pory Zakład odmówił wydania 52 433 zaświadczeń. Najczęstsze powody odmowy to wskazanie umowy zlecenia wykonywanej w czasie, gdy osoba była studentem lub uczniem przed 26. rokiem życia, brak podlegania ubezpieczeniom społecznym z powodu innego tytułu ubezpieczenia, błędy w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych lub brak danych w systemie ZUS dotyczących wskazanego okresu.
Co zrobić, jeśli ZUS nie potwierdzi okresu?
Jeśli ubezpieczony posiada dokumenty potwierdzające daną aktywność zawodową, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. Można to zrobić elektronicznie przez eZUS (wniosek ogólny POG), listownie albo osobiście w placówce ZUS.
Co ta zmiana oznacza dla przedsiębiorców?
Nowe zasady liczenia stażu pracy mogą wpłynąć m.in. na wymiar urlopu, dodatki stażowe, uprawnienia pracownicze oraz interpretację doświadczenia zawodowego pracownika. Dla firm oznacza to konieczność dokładniejszego analizowania historii ubezpieczeniowej zatrudnianych osób.
Red. PP
