W ostatnim czasie pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące formy podpisu na zaświadczeniach stażowych wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Część dokumentów, zamiast tradycyjnego własnoręcznego podpisu, zawiera jedynie nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Jak wyjaśnia ZUS, taka forma jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami.
Zaświadczenia generowane w systemie teleinformatycznym Zakładu od 1 stycznia 2026 r. mogą być opatrzone właśnie takim nadrukiem, który w świetle prawa stanowi podpis dokumentu. Dotyczy to m.in. zaświadczeń potwierdzających okresy zaliczane do stażu pracy.
– Takie zaświadczenia, pisma w sprawie wydania zaświadczeń oraz decyzje mogą, zamiast własnoręcznego podpisu, zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Od 1 stycznia 2026 r. ZUS wydaje zaświadczenia opatrzone takim podpisem, który jest zgodny z przepisami prawa. Nadruk imienia i nazwiska ze stanowiskiem służbowym stanowi podpis zaświadczenia wygenerowanego w systemie teleinformatycznym ZUS – informuje Katarzyna Krupicka, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa podlaskiego.
Jednocześnie Zakład zaznacza, że w niektórych przypadkach dokumenty mogą mieć inną formę uwierzytelnienia. Chodzi o sytuacje, w których zaświadczenie nie jest wystawiane automatycznie w systemie, lecz wymaga wcześniejszej analizy konta ubezpieczonego przez pracownika ZUS. Wówczas dokument może być podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika, opatrzony pieczęcią Zakładu lub pieczęcią właściwego oddziału ZUS. Obie formy są równoprawne i prawidłowe.
Nowe zasady liczenia stażu pracy
Od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się także zasady ustalania stażu pracy. Do okresów uprawniających do świadczeń pracowniczych można doliczyć nie tylko zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również inne formy aktywności zawodowej i ubezpieczeniowej. To właśnie ZUS wydaje zaświadczenia potwierdzające te okresy.
Zgodnie z Kodeksem pracy Zakład potwierdza m.in. zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, członków spółdzielni, a także opłacanie składek przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące. Zaświadczenia obejmują również okresy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego oraz sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności.
ZUS podkreśla, że niezależnie od zastosowanej formy podpisu, wszystkie wydawane zaświadczenia mają taką samą moc prawną i mogą być bez obaw wykorzystywane przez pracowników oraz pracodawców.
Red. PP
