Przechowywanie akt pracowniczych to kluczowy element zarządzania dokumentacją w każdej firmie. Obejmuje ono zarówno fizyczne, jak i elektroniczne przechowywanie dokumentów. W ostatnich latach nastąpiły znaczące zmiany w przepisach dotyczących okresu przechowywania dokumentów pracowniczych, co ma bezpośredni wpływ na sposób zarządzania nimi przez pracodawców.
Nowe regulacje i ich wpływ
Najważniejszą zmianą jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji płacowej do 10 lat dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 2019 roku. Dodatkowo, wprowadzono możliwość prowadzenia dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. To rozwiązanie przynosi korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników:
- Zmniejszenie przestrzeni archiwalnej – przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala na ograniczenie fizycznej przestrzeni potrzebnej na archiwizację.
- Łatwiejszy dostęp i zarządzanie – Elektroniczna Teczka Osobowa (ETO) zapewnia szybki dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca, co jest szczególnie korzystne przy pracy zdalnej.
- Bezpieczeństwo danych – elektroniczne przechowywanie dokumentów minimalizuje ryzyko ich zagubienia i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych – porady dla pracodawców
Przy wyborze zewnętrznych usług przechowywania dokumentów pracowniczych, pracodawcy powinni zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
- Zgodność z normami – upewnij się, że usługodawca spełnia wszystkie wymagania dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych.
- Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców – to gwarantuje, że usługodawca jest uprawniony do przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- Zapewnienie dostępu do starych dokumentów – ważne, by pracownicy mieli dostęp do dokumentacji sprzed 1999 roku, co jest istotne dla wyliczenia emerytur i rent.
Długoterminowe przechowywanie akt
Zgodnie z przepisami, przechowywanie dokumentów pracowniczych powinno odbywać się przez co najmniej 50 lat. Jest to szczególnie ważne dla dokumentów, które mogą mieć wpływ na wyliczenie świadczeń emerytalnych i rentowych.
Podsumowanie
Przechowywanie akt pracowniczych to proces, który wymaga uwagi i odpowiedzialności. Dzięki nowym regulacjom i technologiom, pracodawcy mogą teraz wykorzystywać elektroniczne metody przechowywania dokumentów, co przynosi korzyści zarówno dla firmy, jak i pracowników. Ważne jest, aby przy wyborze usługodawcy zewnętrznego kierować się zasadami bezpieczeństwa, zgodności z przepisami oraz zapewnieniem łatwego dostępu do dokumentacji.
Artykuł sponsorowany
