Audyt od A do Z
Audyt może dotyczyć zarówno całej organizacji, systemu, jak i konkretnego procesu czy projektu, a nawet produktu. Podstawową oceną przeprowadzonego badania jest zgodność sprawdzanych aspektów z odgórnie ustalonymi standardami, czyli np. przepisami prawa lub obowiązującymi zasadami wewnętrznymi.
Ten rodzaj kontroli jest wykonywany przez niezależnych audytorów lub profesjonalne instytucje audytowe. Audyt najczęściej odbywa się dobrowolnie, ponieważ zgoda na jego przeprowadzenie wiąże się z uzyskaniem certyfikatu, a w przyszłości firma staje się atrakcyjnym wspólnikiem dla dużych kontrahentów. Czasami zdarzają się jednak sytuacje, gdy przeprowadzenie audytu jest obligatoryjne.
Jak powinien wyglądać dobrze przeprowadzony audyt?
Poprawnie przeprowadzony audyt powinien opierać się o konkretny plan działania, a także obejmować procesy decyzyjne oraz metody pracy i zarządzania firmą zarówno na jej najwyższych szczeblach, jak i tych niższych. Ten rodzaj kontroli pozwala na ocenę wszystkich istotnych aspektów, które w wielu przypadkach mogą stanowić ryzyko i którymi warto zająć się w pierwszej kolejności. Następnym etapem jest stworzenie sprawozdania. Umieszczone w nim zostają wszystkie kwestie działające na niekorzyść przedsiębiorstwa lub budzące wiele wątpliwości co do ich zasadności.
Ostatnią częścią skutecznie przeprowadzonego audytu jest proces wprowadzania zmian. Firma, dzięki otrzymanemu wsparciu merytorycznemu w zakresie określonych w trakcie badania wyzwań posiada możliwość sprawnego i efektywnego wprowadzania nowych procedur, oraz eliminowania trudności. Jednym z najbardziej praktycznych rozwiązań jest przeszkolenie pracowników z propozycji wdrożeń. Ta kompleksowa usługa pozwala trzymać pieczę nad procesem zmian, dopasowując się do potrzeb firmy. Ponadto jej pracownicy czują się zaopiekowani.
Korzyści audytu zewnętrznego
Prawidłowo przeprowadzone badanie procesów zachodzących w firmie skutkuje wieloma wymiernymi korzyściami dla konkretnej organizacji. Audyt zewnętrzny to jedna z najbardziej rzetelnych form oceny działania przedsiębiorstwa. Postronny audytor wskaże obszary do poprawy, także te drażliwe, podczas gdy osoba z wewnątrz może w tym momencie odczuwać konflikt interesów lub mieć obawy, że krytyka z jej strony zostanie źle odebrana.
W tym przypadku niezwykle istotna jest także kwestia wiedzy, kompetencji oraz doświadczenia. Zatrudniając firmę zewnętrzną, mamy pewność, że trafimy na wysokiej klasy specjalistów, a sformułowane przez nich zalecenia będą charakteryzować się bezstronnością, niezależnością, a także rynkową ekspertyzą.
Warto pamiętać, że na audycie zyskuje nie tylko firma, lecz także jej pracownicy. Wskazówki oraz działania doradcze mogą dotyczyć zarówno tematyki komunikacji wewnętrznej, organizacji obowiązków i zarządzania czasem, jak i pomagać usprawnić działanie zespołu. Dodatkowo korzystnie wpływają na indywidualne podejście do pracy zatrudnionych osób.
Audyt to jedno z najbardziej wartościowych źródeł wiedzy o tym, co w przedsiębiorstwie funkcjonuje nieprawidłowo, lub co warto zmienić oraz w jaki sposób tego dokonać. Profesjonalnie przeprowadzona kontrola przynosi firmie mierzalne korzyści. Dlatego zaleca się, aby nie traktować jej personalnie i emocjonalnie, ponieważ jest to narzędzie, którego zadaniem jest poprawa sytuacji firmy, a nie nieprzyjemny epizod dla jej pracowników.
