Wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych jest przejawem dostosowania polskiego porządku prawnego do norm unijnych.
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych – podstawa prawna
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych wprowadzone zostały do polskiego porządku prawnego w związku z koniecznością implementowania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania w zamówieniach publicznych. Tym samym 18 kwietnia 2019 roku weszły w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym. Zgodnie z jej przepisami zamawiający zobowiązany jest do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Obowiązek stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych
Obowiązek odbierania faktur elektronicznych nałożony został przez ustawodawcę na zamawiającego. Tym samym zerwał on z obowiązującą w powszechnym obrocie zasadą akceptacji odbiorcy faktury elektronicznej. Na szczególną uwagę zasługuje także fakt, że analogicznego obowiązku – wysyłania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych – ustawodawca nie nałożył na wykonawcę. Może on zatem, ale nie jest zobowiązany do stosowania efaktur w zamówieniach publicznych.
Warto podkreślić ponadto, że w chwili obecnej obowiązek nałożony na zamawiającego nie został ograniczony kwotowo. Początkowo bowiem, aż do dnia 1 sierpnia 2019 roku, dotyczył on jedynie efaktur, których wysokość przekraczała 30 tys. euro.
Zasady wystawiania, wysyłania i odbierania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych
Faktury elektroniczne dla zamówień publicznych mają ustalony format, zatem są to faktury ustrukturyzowane. Tym samym możliwe jest ich wystawianie, wysyłanie, a także odbiór za pośrednictwem systemów informatycznych. Stąd też ustawodawca 1 kwietnia 2019 roku uruchomił Platformę Elektronicznego Fakturowania (tzw. PEF), która umożliwia wystawianie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dla zamówień publicznych.
Zarówno posiadanie, jak i korzystanie z PEF jest bezpłatne. Ustawodawca po raz kolejny nałożył na zamawiającego obowiązek utworzenia konta na platformie, co powinno nastąpić przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej faktury w formie elektronicznej. Wykonawca zaś może do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych wykorzystać swoje konto lub upoważnić do tego inną osobę bądź jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Korzyści stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych
Ministerstwo Finansów uzasadniając wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych, wskazuje na szereg korzyści, które płyną z ich stosowania. Zalicza do nich m.in.:
- zmniejszenie zatorów płatniczych,
- ograniczenie błędnych faktur w obiegu,
- zmniejszenie kosztów operacyjnych, a także zminimalizowanie przeszkód w handlu – PEF umożliwia bowiem połączenie z dostawcami i urzędami Unii Europejskiej,
- zwiększenie konkurencyjności polskich dostawców w gospodarczym obrocie zagranicznym,
- zredukowanie kosztów fakturowania, przetwarzania danych i obsługi zamówień publicznych,
- łatwe archiwizowanie faktur i innych dokumentów,
- zwiększenie poziomu cyfryzacji sektora publicznego,
- zwiększenie systemu płatności bezgotówkowych.
Jako korzyść ustawodawca wskazuje także na zwiększenie popytu na usługi informatyczne, co ma pozytywny wpływ na działające na polskim rynku firmy z tego sektora.
Artykuł partnerski
