Zmieniając adres zamieszkania, siedziby czy korespondencji należy powiadomić o tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, by nie doszło do niepożądanych sytuacji. Jeżeli ktoś nie zgłosi zmiany adresu i przesyłka z urzędu trafi w niepowołane ręce, odpowiedzialność za to ponosi klient instytucji. Ponadto korespondencja będzie traktowana jako dostarczona, mimo że w istocie nie trafiła do zainteresowanego.
Wysyłając korespondencję ZUS kieruje ją na ostatni wskazany przez klienta adres. Jeżeli adres jest nieaktualny, z treścią listu może zapoznać się osoba do tego nieuprawniona. W takim przypadku istnieje ryzyko naruszenia praw i wolności klienta, związanych z udostępnieniem danych osobowych zawartych w korespondencji. Może to spowodować szkody materialne i niematerialne. Dlatego tak ważne jest, aby zgłaszać zmiany adresów.
O obowiązku zawiadamiania organów administracji publicznej o każdej zmianie adresu, w tym elektronicznego, informuje art. 41 Kodeksu postępowania administracyjnego. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Informację o zmianach możemy przekazać do ZUS elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych PUE ZUS, za pośrednictwem operatora pocztowego lub osobiście w urzędzie bądź podczas e-wizyty.
Wybór formularza, którym klient powinien poinformować o zmianach, zależy od tego, w jakiej roli występuje:
- jeżeli o zmianie adresu zamieszkania lub korespondencji chce poinformować emeryt lub osoba pobierająca z ZUS inne świadczenie długoterminowe, powinna w tym celu wypełnić i przekazać do Zakładu formularz o symbolu ZUS EZP;
- osoby, które pobierają świadczenie krótkoterminowe (np. zasiłek chorobowy lub opiekuńczy), zmianę danych podają na formularzu ZUS ZZD;
- płatnicy składek, czyli przedsiębiorcy, zmiany w adresie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zamieszkania i korespondencji powinni zgłaszać na formularzach CEIDG-1 do organu obsługującego ten rejestr; do formularza powinni dołączyć dokument ZUS ZFA, którym zmienią lub skorygują dane ewidencyjne na kontach jako płatnicy składek lub ZUS ZAA, którym zaktualizują adres prowadzonej działalności gospodarczej;
- jeżeli zmiany dotyczą płatnika również jako ubezpieczonego, do CEIDG trzeba także dołączyć dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeżeli płatnik opłaca tylko składkę zdrowotną), gdzie poda skorygowany adres; na podstawie tych dokumentów, przekazanych przez CEIDG, Zakład wykona stosowne korekty;
- jeśli płatnik o dokonanie zmian wnioskuje do Krajowego Rejestru Sądowego, powinien dołączyć do wniosku formularz ZUS ZPA oraz odpowiednie dokumenty dotyczące ubezpieczonego;
- zmiany w odniesieniu do adresu członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego nanosimy na dokument ZCNA.
Warto przy tym zauważyć, że ubezpieczeni (np. pracownicy czy zleceniobiorcy), o zmianie adresu powiadamiają swojego pracodawcę i dopiero on zgłasza aktualizację do ZUS na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. To samo dotyczy zmian adresu członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego przy ubezpieczonych.
Pamiętajmy też, że osoby, których adres się zmienia, a występują jako klienci ZUS w różnych rolach, powinni złożyć informacje stosownie do każdej z tych ról. Dlatego np. emeryt prowadzący działalność gospodarczą powinien zmieniając adres zamieszkania poinformować o tym jako emeryt na formularzu ZUS EZP oraz jako płatnik poprzez dołączenie stosownych załączników (ZUS ZFA i ZUS ZZA) do wniosku o zmianę danych w CEIDG.
Red. PP, fot. freepik.com
