W kancelarii prawnej każdy dzień to nowe wyzwanie. W pracy prawnika, jak w żadnej innej, liczy się czas i dobra organizacja. I choć niektórzy powiedzą, że do efektywnego zarządzania projektami prawnymi wystarczy tablica i pisak, zapewniamy, że istnieją dużo skuteczniejsze sposoby. Jakie? Dowiesz się z poniższego artykułu.
Na czym właściwie polega zarządzanie projektami prawnymi?
Zarządzanie projektami to umiejętność, której nie zdobywa się na studiach prawniczych. Nie zmienia to faktu, że w kancelariach jest ona po prostu niezbędna – zwłaszcza, jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze. Mianem projektu można określić chociażby otwarcie nowego działu, ustalenie planu finansowego czy wystosowanie wezwania do zapłaty. Poszczególne etapy każdego z tych działań powinny być umiejętnie zaplanowane i rozdzielone między wykonawców. Stworzenie oraz inicjacja takiego planu, a także egzekwowanie jego wykonania to właśnie zarządzanie projektami.
Czym są systemy CRM?
Systemy CRM (Customer Relationship Management) to technologie wspomagające zarządzanie relacjami z klientami. To miejsce, gdzie przechowywane są wszystkie dane kontrahentów, a także dokumenty wygenerowane podczas współpracy – umowy, faktury itd. Dzięki nim można też z łatwością zarządzać korespondencją, sprawdzić historię współpracy i przygotowywać oferty. W prosty sposób można również dowiedzieć się, którzy klienci są najbardziej rentowni, a którzy – najmniej. Elektroniczne systemy CRM takie jak Baseline pozwalają także na planowanie spotkań – a więc prowadzenie kalendarza, do którego możesz zaglądnąć w każdej chwili, pod warunkiem, że masz dostęp do Internetu.
Elektroniczny obieg dokumentów – niezbędny w zarządzaniu projektami prawnymi
Archiwum dokumentów i ich elektroniczny obieg to systemy, w które powinna zainwestować każda nowoczesna kancelaria. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że prawnicy zarządzają wieloma poufnymi dokumentami, które mogą wpaść w niepowołane ręce każdego, kto przebywa w kancelarii. Poza tym nie oszukujmy się, papierowe dokumenty zajmują za dużo miejsca. Odnalezienie czegoś pośród setek segregatorów czy teczek graniczy z cudem. A już na pewno pochłania zbyt dużą ilość cennego czasu. Cyfryzacja i zebranie ich wszystkich w jednym miejscu sprawi, że na dobre zapomnisz o tym problemie. Wielką zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest fakt, że pracownicy kancelarii mają do nich dostęp zawsze i wszędzie – nieważne czy są w biurze, czy w sądzie, czy w podróży służbowej. Wystarczy, że mają ze sobą laptopa lub telefon komórkowy.
Artykuł partnerski
